SOFTGIC SAS es respetuoso del ordenamiento jur\u00eddico y de los derechos individuales, raz\u00f3n por la cual adopta la presente Pol\u00edtica de Tratamiento de la Informaci\u00f3n, que tiene como fin establecer los lineamientos para garantizar el derecho a la privacidad de todas aquellas personas naturales que sean recolectadas por SOFTGIC SAS en cualquier momento como consecuencia del cumplimiento de su objeto social.
La informaci\u00f3n ser\u00e1 tratada de acuerdo con los principios de libertad, legalidad, finalidad, veracidad, transparencia, acceso y circulaci\u00f3n restringida, seguridad, confidencialidad, proporcionalidad, temporalidad y buena fe; disponiendo as\u00ed de mecanismos adecuados para eliminar la informaci\u00f3n personal cuando el titular de la misma lo solicite.<\/p>\n\n\n\n
Las presentes pol\u00edticas fueron elaboradas con base en las disposiciones normativas consignadas en el art\u00edculo 15 de la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.<\/p>\n\n\n\n
La presente pol\u00edtica se aplica a los datos personales recopilados en virtud de la operaci\u00f3n de SOFTGIC SAS, la cual se encuentra comprendida por el an\u00e1lisis, dise\u00f1o, desarrollo, pruebas y explotaci\u00f3n de sistemas de informaci\u00f3n basados en la tecnolog\u00eda de la informaci\u00f3n, as\u00ed como la comercializaci\u00f3n de productos y servicios inform\u00e1ticos, tercerizaci\u00f3n de procesos de negocios, servicios inform\u00e1ticos y de consultor\u00eda.
Igualmente se aplicar\u00e1 la presente pol\u00edtica a los datos personales que lleguen a ser recopilados por SOFTGIC SAS en virtud de la ejecuci\u00f3n de las actividades educativas informales que la sociedad presta a terceros.<\/p>\n\n\n\n
Las siguientes definiciones se realizan con el fin de aclarar el alcance de la presente pol\u00edtica y de la normativa regulatoria.
a) Autorizaci\u00f3n: Consentimiento previo, expreso e informado que da el titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Comunicaci\u00f3n verbal o escrita generada por el responsable y dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales. Se informa en este sobre la existencia de las pol\u00edticas de tratamiento de informaci\u00f3n que le ser\u00e1n aplicables a su informaci\u00f3n y la forma en que podr\u00e1 acceder a ellos.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier informaci\u00f3n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato p\u00fablico: Es el dato calificado como tal seg\u00fan los mandatos de la ley o de la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica y aquel que no sea semiprivado, privado o sensato. Son p\u00fablicos aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza \u00edntima o reservada s\u00f3lo es relevante para el titular.
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminaci\u00f3n, tales como aquellos que revelen el origen racial o \u00e9tnico, la orientaci\u00f3n pol\u00edtica, las convicciones religiosas o filos\u00f3ficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido pol\u00edtico o que garanticen los derechos y garant\u00edas de partidos pol\u00edticos de oposici\u00f3n, as\u00ed como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biom\u00e9tricos.
h) Tratamiento: Cualquier acci\u00f3n sobre datos personales como recolecci\u00f3n, almacenamiento o uso.
i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jur\u00eddica, p\u00fablica o privada que por cuenta propia o en asociaci\u00f3n con otros lleva a cabo el tratamiento de datos personales
j) Responsable del Tratamiento Persona natural o jur\u00eddica, p\u00fablica o privada que por cuenta propia o en asocio con otros, tome decisiones respecto a las bases de datos personales
k) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.<\/p>\n\n\n\n
Dentro del desarrollo de su objeto social, SOFTGIC SAS dar\u00e1 un tratamiento
responsable de los datos personales que lleguen a ser recolectados por la sociedad. Dicho tratamiento se realizar\u00e1 acorde con las finalidades para la cual hayan sido suministrados los diferentes datos personales, que depender\u00e1n del car\u00e1cter de la relaci\u00f3n en virtud de la cual el titular se haya vinculado con SOFTGIC SAS (comercial, laboral u otro). Con base en lo anterior, los datos personales de los titulares ser\u00e1n recolectados, almacenados, utilizados y\/o suprimidos, atendiendo a cualquiera de las siguientes finalidades:<\/p>\n\n\n\n
Tanto la recolecci\u00f3n, circulaci\u00f3n y uso de los datos personales que, en virtud de su operaci\u00f3n, lleva a cabo SOFTGIC SAS, necesita del consentimiento libre, previo, e informado de su titular. SOFTGIC SAS como responsable del tratamiento de dichos datos, dispone de los mecanismos necesarios para obtener la autorizaci\u00f3n de sus titulares, la cual es completamente verificable.<\/p>\n\n\n\n
De acuerdo con el tenor de la Ley 1581 de 2012, la autorizaci\u00f3n se realizar\u00e1 previamente a la recolecci\u00f3n y tratamiento de los datos personales, se informar\u00e1 tambi\u00e9n los procedimientos a los que ser\u00e1n sometidos sus datos y las finalidades de uso de los mismos.
La herramienta principal que es utilizada por SOFTGIC SAS para la obtenci\u00f3n de las respectivas autorizaciones por parte de los titulares de los datos personales se constituye por una comunicaci\u00f3n escrita, la cual podr\u00e1 ser remitida tanto por medios electr\u00f3nicos como f\u00edsicos, velando en todo caso porque existe. constancia de que el titular ha consentido en brindar dicha autorizaci\u00f3n.
En todo caso, la existencia del formato mencionado no excluye la posibilidad de que, atendiendo a las particularidades del caso, SOFTGIC SAS haga uso de los dem\u00e1s medios previstos por el Decreto 1377 de 2013 para obtener las autorizaciones mencionadas, siendo estos \u201cde forma oral\u201d. o mediante conductas inequ\u00edvocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorg\u00f3 la autorizaci\u00f3n.\u201d (Art\u00edculo 7).
En el mismo orden de ideas, amparado por las disposiciones del art\u00edculo 20 del Decreto 1377 de 2013, se encuentran legitimados para el ejercicio de los derechos del titular, y por lo tanto para brindar las correspondientes autorizaciones para el tratamiento de datos personales:<\/p>\n\n\n\n
Los titulares de los datos personales podr\u00e1n, mientras SOFTGIC SAS tenga la calidad de responsable del tratamiento de los mismos, solicitar constancia de la autorizaci\u00f3n que han brindado.
Para ello, atendiendo a las normas relativas a la gesti\u00f3n documental, SOFTGIC SAS digitalizar\u00e1 todas aquellas autorizaciones que hayan sido otorgadas mediante el formato f\u00edsico que ha sido adoptado por la sociedad. Los titulares que deseen una copia de la misma, deber\u00e1n realizar la solicitud correspondiente con base en lo establecido en el apartado relativo al procedimiento para el ejercicio de los derechos contenidos dentro de la presente pol\u00edtica. Tal ser\u00e1 el procedimiento aplicable a aquellos en los que las autorizaciones hayan sido otorgadas por medios no escritos.<\/p>\n\n\n\n
Con arreglo de la normatividad sobre la materia, SOFTGIC SAS no solicitar\u00e1 autorizaci\u00f3n para el tratamiento de datos personales bajo los siguientes supuestos:
i) Cuando los datos tratados sean de naturaleza p\u00fablica, incluidos aquellos datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
ii) En casos de urgencia m\u00e9dica o sanitaria.
iii) El tratamiento de informaci\u00f3n haya sido autorizado por la ley para finos hist\u00f3ricos, estad\u00edsticos o cient\u00edficos.<\/p>\n\n\n\n
SOFTGIC SAS, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, reconoce los siguientes derechos a todos los titulares cuya informaci\u00f3n est\u00e9 siendo objeto de tratamiento por parte de la sociedad:
i) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales que SOFTGIC SAS posee en su base de datos, sin importar la naturaleza de la misma.
ii) Solicitar prueba de la autorizaci\u00f3n otorgada a SOFTGIC SAS
iii) Ser informado por SOFTGIC SAS, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el tr\u00e1mite de consulta o reclamo ante SOFTGIC SAS, seg\u00fan el contenido del apartado \u201cProcedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares\u201d de la presente pol\u00edtica.
v) Revocar la autorizaci\u00f3n y\/o solicitar la supresi\u00f3n del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant\u00edas constitucionales y legales.
vi) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.<\/p>\n\n\n\n
SOFTGIC SAS ha designado como responsable de la atenci\u00f3n a solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos reconocidos a los titulares cuya informaci\u00f3n est\u00e1 siendo tratada por la compa\u00f1\u00eda a la persona que se encuentre ocupando el cargo de Gesti\u00f3n Humana. Lo anterior, mediante el correo electr\u00f3nico ghumana@softgic.com.
Para ello, el responsable se ce\u00f1ir\u00e1 estrictamente al procedimiento adoptado dentro de la presente pol\u00edtica para que los titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorizaci\u00f3n; mediante la interposici\u00f3n de peticiones, consultas y reclamos.<\/p>\n\n\n\n
Todos los Encargados de tratamiento de datos personales de SOFTGIC SAS deber\u00e1n seguir estrictamente el siguiente procedimiento cuando alg\u00fan titular, cuyos datos personales se encuentren registrados dentro de cualquier base de datos de la sociedad.<\/p>\n\n\n\n
SOFTGIC SAS ha dispuesto como canales de contacto para que los titulares puedan ejercer sus derechos por los siguientes:<\/p>\n\n\n\n
Los titulares o sus causahabientes, por s\u00ed mismo o por medio de apoderado, podr\u00e1n consultar la informaci\u00f3n de este reposo en las bases de datos administradas por SOFTGIC SAS.
Los titulares deber\u00e1n acreditar su identidad adjuntando copia de la c\u00e9dula a la solicitud escrita que presenten. Los causahabientes deber\u00e1n acreditar dicha calidad adjuntando el registro civil de nacimiento del causante y del causahabiente, el registro civil de desaparici\u00f3n y copia de su documento de identidad. Tambi\u00e9n se podr\u00e1 acreditar la calidad por medio de copia de la escritura de apertura la sucesi\u00f3n, auto en el cual se reconozcan los herederos o copia del testamento, presentando siempre su documento de identidad.
Los apoderados deber\u00e1n presentar copia del poder otorgado, la cual se presumir\u00e1 aut\u00e9ntica, y copia de su documento de identidad.
Una vez que SOFTGIC SAS reciba la solicitud de informaci\u00f3n, proceder\u00e1 a revisar el registro individual que corresponde al nombre del Titular y al n\u00famero de documento de identidad aportado. Si encuentra alguna diferencia entre estos dos datos lo informar\u00e1 dentro de los cinco (5) d\u00edas h\u00e1biles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.
Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular, se encuentra que hay conformidad en los mismos proceder\u00e1 a dar respuesta en un t\u00e9rmino de diez (10) d\u00edas h\u00e1biles.
En el evento en que SOFTGIC SAS, considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informar\u00e1 al Titular de tal situaci\u00f3n y dar\u00e1 respuesta en un t\u00e9rmino que no exceder\u00e1 cinco (5) d\u00edas h\u00e1biles siguientes al vencimiento del t\u00e9rmino.<\/p>\n\n\n\n
El Titular o sus Causahabientes que consideren que la informaci\u00f3n contenida en una base de datos administrada por SOFTGIC SAS, debe ser sujeta de correcci\u00f3n, actualizaci\u00f3n o supresi\u00f3n, o si advierten un incumplimiento por parte de \u00e9sta o de alguno de sus Encargados, podr\u00e1n presentar un reclamo ante SOFTGIC SAS, o el Encargado.
El reclamo se formular\u00e1 ante SOFTGIC SAS, exclusivamente por medio de un correo electr\u00f3nico enviado a ghumana@softgic.com acompa\u00f1ado del documento que identifique al Titular, la descripci\u00f3n clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la direcci\u00f3n donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta f\u00edsica o electr\u00f3nica, y adjuntando los documentos que pretende hacer valer.
La calidad de causahabiente y apoderado se deber\u00e1 demostrar conforme fue explicado en el punto anterior.
Si el reclamo resulta incompleto se solicitar\u00e1 al interesado dentro de los cinco (5) d\u00edas siguientes a la recepci\u00f3n del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci\u00f3n requerida, se entender\u00e1 que ha desistido del reclamo. En el caso en que SOFTGIC SAS, o el encargado a quien se dirija no sea el competente para resolverlo, dar\u00e1 traslado a quien corresponda en un t\u00e9rmino m\u00e1ximo de dos (2) d\u00edas h\u00e1biles e informar\u00e1 de la situaci\u00f3n al interesado. SOFTGIC SAS, utilizar\u00e1 un correo electr\u00f3nico \u00fanico para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qu\u00e9 momento se da traslado y la respuesta o confirmaci\u00f3n de recibido correspondiente. Si SOFTGIC SAS, no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informar\u00e1 de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente en el campo de observaci\u00f3n, de las tablas, EMPLEADOS, CLIENTES o PROVEEDORES la leyenda \u201creclamo en tr\u00e1mite\u201d, esto debe ocurrir en un t\u00e9rmino m\u00e1ximo de dos (2) d\u00edas h\u00e1biles.
El t\u00e9rmino m\u00e1ximo para responder el reclamo es de quince (15) d\u00edas h\u00e1biles, si no es posible hacerlo en este t\u00e9rmino se informar\u00e1 al interesado los motivos de la demora y la fecha en que \u00e9ste se atender\u00e1, la cual no podr\u00e1 exceder de ocho ( 8) d\u00edas siguientes h\u00e1biles al vencimiento del primer t\u00e9rmino.<\/p>\n\n\n\n
El Titular, Causahabiente o apoderado deber\u00e1 agotar en primer lugar este tr\u00e1mite de consulta o reclamo, con el responsable de la informaci\u00f3n, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio a formular una queja.<\/p>\n\n\n\n
Supresi\u00f3n de datos: La supresi\u00f3n de datos no proceder\u00e1 cuando:
i) El titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
ii) La eliminaci\u00f3n de datos obstaculice las actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigaci\u00f3n y persecuci\u00f3n de delitos o la actualizaci\u00f3n de sanciones administrativas.
iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jur\u00eddicamente tutelados del titular; para realizar una acci\u00f3n en funci\u00f3n del inter\u00e9s p\u00fablico, o para cumplir con una obligaci\u00f3n legalmente adquirida por el titular.
Revocatoria de la autorizaci\u00f3n: Los titulares de los datos personales pueden revocar total o parcialmente la autorizaci\u00f3n de tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposici\u00f3n legal o contractual.
Para ello, el titular en la solicitud deber\u00e1 indicar el motivo por el cual solicita la revocatoria y el tipo de retiro si es total o parcial, respecto de alguna finalidad determinada. En los casos en que por disposici\u00f3n contractual entre el titular de los datos y SOFTGIC SAS no se permita la revocatoria, se deber\u00e1 realizar en primera instancia la finalizaci\u00f3n de la obligaci\u00f3n que dio origen a la autorizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
En principio, SOFTGIC SAS no realizar\u00e1 tratamiento de la informaci\u00f3n personal que, con arreglo de las definiciones incorporadas dentro de la presente pol\u00edtica, tengan el car\u00e1cter de DATOS SENSIBLES. Sin embargo, cuando eventualmente alguno de los datos que pueden ser catalogados dentro de estas categor\u00edas llegue a ser objeto de tratamiento, SOFTGIC SAS los utilizar\u00e1 exclusivamente para alguna de las siguientes finalidades:
i) El tratamiento sea necesario para salvar el inter\u00e9s vital del titular y este se encuentre f\u00edsica o jur\u00eddicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales de los \u00faltimos deber\u00e1n otorgar su autorizaci\u00f3n.
ii) El tratamiento se refiera a los datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
iii) El tratamiento tenga una finalidad hist\u00f3rica, estad\u00edstica o cient\u00edfica. En este evento deber\u00e1n adoptarse las medidas conducentes a la supresi\u00f3n de identidad de los Titulares.
En todo caso, de cara a la recolecci\u00f3n de los datos personales de car\u00e1cter sensible de los titulares, SOFTGIC SAS informar\u00e1 a estos \u00faltimos la voluntariedad respecto de la entrega de dichos datos y su tratamiento estar\u00e1 mediado por la autorizaci\u00f3n expresa del titular para tales multas.
Igualmente, el tratamiento de los datos personales de los ni\u00f1os, ni\u00f1as y adolescentes siempre se encontrar\u00e1 mediado por la autorizaci\u00f3n expresa de su representante legal. Previo al tratamiento y otorgaci\u00f3n de la autorizaci\u00f3n por parte de este \u00faltimo, SOFTGIC SAS permitir\u00e1 que el ni\u00f1o, ni\u00f1a o adolescente cuyos datos ser\u00e1n tratados manifiesten su conformidad para con el tratamiento, atendiendo a las finalidades del mismo. Esta actividad no ser\u00e1 de recibo cuando, conforme al art\u00edculo 10 de la Ley 1581 de 2012, la informaci\u00f3n del ni\u00f1o, ni\u00f1a y adolescente
a) Sea requerida una entidad p\u00fablica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Corresponde a datos de naturaleza p\u00fablica;
c) Se obtenga en casos de urgencia m\u00e9dica o sanitaria;
d) Est\u00e1 relacionado con su Registro Civil.<\/p>\n\n\n\n
Con base en el principio de seguridad de la ley 1581 de 2012 y para dar cumplimiento a sus disposiciones, SOFTGIC SAS ha implementado un conjunto de pr\u00e1cticas automatizadas y administrativas para evitar el acceso no autorizado, adulteraci\u00f3n o p\u00e9rdida de los datos personales que se recolecten.
Estas consisten en:
Ingreso por usuario asignado, el cual tiene designado un software dentro del sistema de gesti\u00f3n documental utilizado por la sociedad. Dicho rol limita los posibles accesos dentro del sistema y las funciones (administraci\u00f3n, configuraci\u00f3n, consulta, eliminaci\u00f3n, etc.) que tendr\u00e1 cada usuario, dejando registro de los accesos e informaci\u00f3n utilizada por estos \u00faltimos.<\/p>\n\n\n\n
SOFTGIC SAS, podr\u00e1 realizar cambios o actualizaciones en las pol\u00edticas, las cuales estar\u00e1n vigentes mientras as\u00ed lo determinen las directivas o por disposici\u00f3n legal o administrativa; informando en todo caso a los titulares de los datos personales sobre las modificaciones<\/p>\n\n\n\n
Es importante reiterar que las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales que desarrolla SOFTGIC SAS, son reguladas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Asimismo, en esta misma materia se aplica la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponde a la Ley 1266 de 2008 referida a los datos de car\u00e1cter financiero y crediticios y consulta y reporte a centrales de riesgo. Y los dem\u00e1s que la reglamenten, adicionen o modifiquen.<\/p>\n\n\n\n
Esta Pol\u00edtica de Tratamiento de la informaci\u00f3n comenz\u00f3 a ser desarrollada en el mes de septiembre del a\u00f1o 2016 y fue publicada. Las \u00e1reas de SOFTGIC SAS, especialmente impactadas fueron informadas de estas disposiciones de manera previa a su publicaci\u00f3n. Asimismo, SOFTGIC SAS, realiz\u00f3 un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos relevantes de esta pol\u00edtica. Este trabajo de cultura, educaci\u00f3n e informaci\u00f3n se seguir\u00e1 adelantando a lo largo de la vigencia de la Ley 1581 de 2012, respecto de todas las personas a las cuales la misma les sea aplicada.<\/p>\n\n\n\n