Ahora recordemos por un momento esas situaciones que se presentan con frecuencia donde pasamos por alto algún correo, realizamos mal un cálculo, el tráfico hace que no lleguemos a tiempo a la oficina, o inclusive, la persona encargada no está disponible. Todo aquello que depende de solo esa pequeña tarea, puede traer consecuencias negativas para nuestro negocio.

Es en este punto en donde podemos aprovechar y realizar una breve intervención para integrar una automatización, muestro nuevo asistente, el cual se va  a encargar de esa tarea las 26 horas al día, los 7 días de la semana y los 365 días del año.

En nuestro ejemplo anterior ya podemos ver los beneficios de la automatización de procesos, tales como:

• Respuesta inmediata en las tareas.
• Escalabilidad del proceso.
• Reducción de errores.
• Disponibilidad.

Ahora bien, la pregunta que puede venir a la mente es: ¿Por dónde empiezo?, ¿Qué automatizar?

Los siguientes puntos pueden ayudarlo a aclarar un poco mejor el panorama:

• Lo primero que se debe tener en cuenta, es que las tareas deben comenzar o interactuar en algún punto con algún sistema de información o software, tales como ingresar información en un programa tipo ERP o similar, llenar formularios, copiar y pegar o mover archivos de un directorio a otro, envío de notificaciones por correo, tabular respuestas, entre otros.
• Dichas tareas son repetitivas, pero deben tener unos pasos a seguir claros y bien definidos.
• Las actividades identificadas representan un alto volumen de trabajo, bien sea en tiempo o esfuerzo.
• En ocasiones las tareas repetitivas pueden no representar un volumen alto de trabajo, pero requieren de mucho cuidad y atención al detalle, acá también tenemos una oportunidad de automatización.

En resumen, Toda tarea repetitiva en un sistema se puede automatizar.

La facilidad de acceso a tecnologías tales como la inteligencia artificial, la capacidad de análisis de datos en grandes volúmenes, la nube, el Internet de las Cosas, entre otros, y la posibilidad de integrar todo como si fuese un único ecosistema, permiten que las automatizaciones adquieran cada vez más protagonismo en los entornos corporativos debido a su capacidad de ejecución y escalabilidad, tener tareas ejecutándose de forma constante y con la cantidad necesaria de “robots”, desde unos pocos hasta posiblemente cientos o miles y en poco tiempo, ofrecen no sólo un retorno rápido de inversión sino también una ventaja competitiva y la oportunidad de tener acceso a la información de forma inmediata. Cada nueva era tecnológica nos muestra que no solo es cuestión de adaptación, sino también de implementar de manera correcta cada solución porque si no nos transformamos digital y cognitivamente, corremos el riesgo de no perdurar como organización.

John Jairo Botero
Arquitecto de Soluciones